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M. AMALAMAN Ferdinand, Responsable Archives d’ECOBANK Côte d’Ivoire, est notre intervenant dans cette première rubrique de ‘’Itinérance Info-Doc’’.
Avec ce mentor de l’archivage, nous avons pu aborder quelques sujets de l’archivage, archivage physique comme archivage électronique, en Côte d’Ivoire.

La création des services Archives dans les administrations privées Dans plusieurs entreprises, la fonction ‘’Archives’’ n’est pas vraiment prise en compte dans l’organisation. Et lorsqu’on décide de se mettre à archiver, on se contente d’engager un agent, le plus souvent un profane du métier d’archiviste, auquel on confie cette grande responsabilité de la gestion des documents. Cet ‘’archiviste’’ n’a pas la gestion de tout l’ensemble des documents de l’entreprise. En plus, dans l’organisation, cet agent est rattaché à un département, qui soit s’intéresse juste à peine au travail de l’archiviste soit ne sait vraiment rien de l’archivage. L’archiviste doit parvenir à faire insérer la fonction Archives dans l’organisation de son entreprise et la faire muer en service autonome. Pour ce faire, il doit parvenir à soumettre aux Responsables des propositions claires soutenues par la rédaction d’une politique et d’une procédure d’archivage, conseille M. AMALAMAN.

Archiviste passif, danger ! 

Pour notre interlocuteur, après la création du service Archives et la mise en place complète du système d’archivage, l’archiviste doit rester vigilant en maintenant le cap vers son développement personnel et l’évolution du système d’archivage, car le métier d’archiviste  évolue rapidement. Ainsi, une année sans documentation personnelle et formation continue peut valoir dix années de retard professionnel. Par conséquent, Il convient de mettre à jour le système d’archivage conformément aux nouvelles normes et aux nouvelles technologies (Base de données, solution GED) soutenant le métier d’archiviste.

Le Service d’archives crée des recettes   

Un dernier conseil retenu de cet échange est que le service Archives peut faire des recettes en établissant des consultations payantes. En clair, en fonction de la nature de la structure, du document à consulter, du motif ou la finalité de la consultation, du demandeur (personne étrangère à l’administration, soit un client…) le service Archives peut fixer des frais de consultation. Cette approche pourrait être vraiment appréciée dans les entreprises privées toujours orientées vers le profit.

Grand Merci à M. AMALAMAN pour son engagement dans la  promotion et le développement des SID en Côte d’Ivoire.

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